План переезда офиса относится к процессуальному документу, который определяет и описывает все шаги, необходимые для завершения офисного переезда. Этот план может различаться в деталях, но обычно затрагивает такие аспекты, как определение лиц, ответственных за переезд, сроки, бюджет, инвентарь и то, как вы сообщите о переезде всем, кого это касается.
Почему план офисного переезда необходим для вашего офисного переезда?
Как и в любом крупном проекте, правильное планирование и организация являются ключом к успешному офисному переезду. После того, как решение о переезде принято, первой задачей является создание плана проекта офисного переезда. Это один из самых важных шагов при офисном переезде. Заказать офисный переезд вы можете на сайте transmover.kz.
Создавая план каждого шага в процессе переезда, вы гарантируете, что необходимые задачи будут выполнены в требуемые сроки. При следовании хорошему плану проекта время простоя и потеря производительности сводятся к минимуму, поскольку переезд успешно завершен вовремя и в рамках бюджета.
1. Соберите команду планирования проекта и определите, кто будет руководителем вашего движения
Определите, кто будет главным ответственным за переезд, будь то вы или кто-то другой в вашей компании. Этот человек будет выполнять функции координатора переезда в офисе. Он или она должен быть отличным организатором, иметь полномочия представлять вашу компанию и быть способным принимать поспешные решения, когда это необходимо.
Мы рекомендуем вам придерживаться небольшой группы планирования проекта. Координатор переезда в офисе будет руководить этой командой, и вместе команда создаст план переезда вашего офиса.
2. Определите ключевые даты
Знайте или определите ключевые даты, такие как текущее прекращение аренды, предпочтительную дату переезда, подписание нового договора аренды, начало и окончание строительства нового офиса, а также окончательную дату завершения переезда.
3. Составьте примерный бюджет переезда
При оценке вашего бюджета на переезд офиса в качестве потенциальных расходов следует учитывать следующие пункты:
- Стоимость офисного переезда
- Стоимость нового офиса
- Существующий офисный ремонт
- Дополнительные часы для персонала
- Любые сборы, понесенные в связи с досрочным расторжением договора аренды
- Любые дополнительные услуги по упаковке, установке ИТ-систем, специальной транспортировке и т.д.
Периодически пересматривайте бюджет, чтобы убедиться, что переезд не выходит за рамки бюджета.
4. Установите требования к вашему офисному пространству
В зависимости от типа компании, в которой вы работаете, офис, который вам нужен, может сильно различаться. Во время планирования переезда чрезвычайно важно установить, что для вас не подлежит обсуждению, когда дело доходит до офисного помещения, чтобы оно было оптимальным местом для продуктивности и успеха вашего бизнеса.
Задайте себе следующие вопросы при рассмотрении ваших требований к офису:
- Предлагает ли владелец недвижимости страховку?
- Подходит ли пространство для размера вашей компании?
- Позволяет ли пространство для масштабируемого роста?
- Как работает отопление и охлаждение в здании?
- Какие удобства он предлагает (кухня, гостиные, количество ванных комнат и т. д.)?
- Есть ли в районе офиса рестораны, супермаркеты и другие социальные зоны?
- Легко ли добраться до офиса на различных видах транспорта?
- Легко ли будет настроить компьютеры, мониторы, принтеры?
Мельчайшие детали, такие как количество розеток, предлагаемых помещением, могут поначалу не приходить в голову, но они могут повлиять на эффективность офиса и на то, как ваши сотрудники работают в пространстве.
5. Оцените помещения и определите тип аренды, который вам понадобится
Теперь, когда вы определили, что ваш офис не подлежит обсуждению, выберите место для нового офиса, исходя из ваших потребностей, и договоритесь об аренде, если вы не являетесь владельцем нового здания. Заранее определитесь с типом и сроком аренды, который вам нужен.
Три основных вида аренды офисов:
- Валовой
- Модифицированный брутто
- Чистая аренда
